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Was ein Buchhalter tun muss

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Digitales Dokument Management: Probleme und Lösungen
9 Juni 2021

Das digitale Management von Dokumenten ist auf ein

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Digitales Dokument Management: Probleme und Lösungen

Das digitale Management von Dokumenten ist auf einer größeren Skala viel schwieriger und problematischer, als man denken mag. So müssen die Dokumente auffindbar sein. Hantiert man nun mit Tausenden von Dokumenten, muss man sich ein System aneignen, welches den Speicherort und den Namen der Datei derart behandelt, dass man ein Dokument mit diesem System wieder finden kann. Zusätzlich können Probleme dahingehend auftreten, woher man den Speicherplatz und dergleichen bekommen soll.

Das richtige System für digitales Dokument Management
Man braucht in erster Linie ein sicheres und einfaches System, nach dem man den Speicherort der Dateien festlegen kann. Wenn man auf einem PC Dokumente einfach irgendwo speichert, sollte man nicht damit rechnen, diese bei Bedarf wieder zu finden. Damit das also funktioniert, braucht man eine Organisation an Ordnern für die jeweiligen Dokumente. Je nachdem, für welchen Zweck man die Dokumente braucht, kann es clever sein, die Sortierung alphabetisch, chronologisch, nach Dateigröße oder dergleichen zu organisieren. Wenn man in diesem Bereich keine Ausbildung erfahren hat, nimmt man sich so einiges an Arbeit ab, wenn man das den Experten überlässt.
Anschließend geht es noch an die Benennung der Dokumente und Dateien. Damit hier Einheitlichkeit herrscht, muss die Benennung der einzelnen Dateien einem Schema folgen. Ein solches Schema kann man nun selbst aufsetzen oder diese Aufgabe den Experten überlassen.
Zu guter Letzt macht es einen enormen Unterschied aus, ob man nun ein digitales Dokument Management auf einem einzelnen PC aufsetzt oder über mehrere PCs hinweg. So kann man natürlich Server anlegen, wie man sie bestens aus der Schule kennt. Dann gibt es gemeinsame Speicherorte, auf die man von jedem PC der Schule aus zugreifen kann, ein sogenanntes Extranet besteht. Ein solches selbst anzulegen ist sehr aufwändig und Bedarf einiges an Expertise, weshalb erneut sehr viele Menschen lieber auf IT-Dienstleister setzen.

Wie man die richtigen Dienstleister hierfür findet
Digitales Dokument Management überlässt man am besten einem IT-Dienstleister. Dieser hat eine ausgiebige Erfahrung in diesem Bereich erfahren und verfügt in der Regel über ein Team mit mehreren kompetenten Angestellten.
Hier sollte man darauf achten, dass der Dienstleister in diesem Bereich tätig ist, er sollte also Data Engineering oder dergleichen betreiben. Erst dann kann man sich darauf verlassen, dass mit der bestmöglichen Expertise ein einfaches System aufgesetzt wird.
Ansonsten sollte man auf einer menschlichen Ebene nachschauen, dass man sich mit dem Dienstleister versteht. Wenn man ein digitales Dokument Management braucht, muss man damit rechnen, dass der Dienstleister nie genau wissen kann, was man denn möchte. Darum muss man den Schaffensprozess mit diesem zusammen gestalten und eine gute Kommunikation aufweisen. Erst so kann man dem Dienstleister wirklich vermitteln, was man möchte.